Categoría: Implementacion

En la búsqueda constante por mejorar la experiencia del cliente y optimizar la gestión de servicios, se implementó el Customer Portal exclusivo clientes y partners de InterConnecta. Este portal proporciona acceso inmediato a facturas, tickets de soporte, gestión de proyectos y recursos clave, todo en un solo lugar.

 

Si tu empresa ya está operando en Zoho y buscas ofrecer una mejor experiencia a tus clientes, un Customer Portal es la solución ideal. Este portal permite a tus clientes obtener máxima visibilidad sobre sus diferentes aplicaciones de Zoho, como Books, CRM y Desk, facilitando el acceso a información clave y mejorando la comunicación.

 

 

Desafío  

 

Antes de implementar un Customer Portal, muchas empresas enfrentan los siguientes problemas:

 

• Dificultad para centralizar la información de facturación, tickets y proyectos en un solo lugar.

• Falta de acceso rápido a la documentación y guías técnicas para resolver consultas de manera autónoma.

• Procesos de solicitud de soporte poco estructurados, lo que generaba demoras en la resolución de incidencias.

• Necesidad de un sistema que permitiera un mejor seguimiento de las interacciones del equipo con los servicios contratados.

 

 

Solución  

 

Para superar estos desafíos, se desarrolló un Customer Portal con las siguientes funcionalidades:

 

• Dashboard intuitivo: Muestra de un vistazo facturas abiertas, tickets pendientes, proyectos activos y los miembros más activos del equipo.

• Menú de navegación rápido: Acceso directo a Home, Support, Analytics, Billing y Projects.

• Gestor de tickets: Permite a los usuarios crear solicitudes de soporte en dos categorías: Incident Request y Project Request, con formularios detallados para una mejor gestión.

• Knowledge Base integrada: Proporciona documentación, tutoriales y videos explicativos sobre las herramientas y soluciones disponibles.

• Asistente Virtual Inteligente (Tami): Disponible 24/7 para resolver dudas y facilitar la navegación dentro del portal.

• Apps Hub: Un espacio donde los usuarios pueden descubrir herramientas adicionales para optimizar su gestión empresarial.

 

 

 

Beneficios  

 

Implementar un Customer Portal para tus clientes traerá mejoras significativas en la gestión de servicios y soporte:

 

• Mayor autonomía del usuario: Los clientes pueden acceder a información clave y resolver dudas sin necesidad de contacto directo con soporte.

• Reducción en los tiempos de respuesta: Gracias a la categorización de tickets y la disponibilidad de Tami, los tiempos de resolución se han optimizado.

• Centralización de la información: Todo lo necesario para la gestión de servicios, desde facturas hasta proyectos en curso, se encuentra en un solo lugar.

• Mejor seguimiento y control: Los usuarios pueden visualizar de manera clara el estado de sus tickets, la utilización de sus servicios y los recursos disponibles.

• Acceso a herramientas y formación: Mediante la Knowledge Base y el Apps Hub, los clientes pueden mejorar su experiencia con Zoho sin costos adicionales.

 

 

El Customer Portal se ha convertido en una pieza clave para la autogestión y optimización del uso de Zoho. Con esta implementación, se ofrece un acceso más eficiente a servicios, soporte y recursos, brindando a los usuarios el control total de su experiencia de manera simple y efectiva.

 

Si tu empresa usa Zoho y quieres ofrecer un Customer Portal para que tus clientes tengan acceso centralizado a facturación, soporte y proyectos, ¡podemos ayudarte a implementarlo! Contáctanos para conocer cómo integrar esta solución a tu negocio y mejorar la experiencia de tus clientes.

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Una empresa líder en la instalación de paneles solares, con más de 3000 empleados y un equipo de soporte de más de 20 personas, enfrentaba dificultades en la gestión de visitas técnicas y mantenimiento a domicilio. Con una flota de más de 50 brigadas de servicio y más de 1000 órdenes de trabajo mensuales, la falta de un sistema unificado para gestionar las visitas y facturación generaba ineficiencias, errores y altos costos operativos.

 

Desafíos:

• Falta de integración entre los sistemas de gestión de tickets y órdenes de trabajo.
• Información dispersa y duplicada, afectando la eficiencia y precisión.
• Retrasos en la atención al cliente por falta de acceso a datos en tiempo real.
• Altos costos operativos por procesos manuales.
• Ineficiencia en la asignación de recursos técnicos por falta de un calendario unificado.
• Falta de visibilidad en las órdenes de servicio y múltiples visitas.

 

Solución

Para superar estos desafíos, la empresa implementó Zoho FSM, integrado con Zoho CRM y Zoho Desk, optimizando la gestión de soporte técnico a través de:

 

• Integración con Zoho CRM, Zoho Desk y Zoho Books, agilizando la creación de órdenes de servicio y facturación.
• Automatización de la asignación de recursos mediante un calendario centralizado.
• Aplicación móvil para que los técnicos accedan a información clave, incluso sin conexión.
• Centralización de datos, permitiendo a despachadores y técnicos gestionar todo el ciclo de servicio en una sola plataforma.
• Generación de órdenes de servicio desde Zoho Desk, reduciendo tiempos de respuesta.
• Automatización de reportes y tableros de control para monitoreo en tiempo real.

 

¿Qué es Zoho FSM?

Zoho FSM (Field Service Management) es una aplicación para gestionar y optimizar servicios técnicos en campo. Permite programar tareas, asignar recursos, rastrear equipos, gestionar inventario, facturar y automatizar reportes. Es ideal para empresas de mantenimiento, instalación y soporte técnico, mejorando la eficiencia operativa, reduciendo errores y optimizando tiempos de respuesta.

 

Beneficios

Desde la implementación de Zoho FSM, la empresa logró:

✅ +30% de aumento en facturación en el primer mes, optimizando el flujo de caja.
✅ Mayor eficiencia operativa, reduciendo tiempos administrativos.
✅ Reducción de errores, eliminando tareas manuales en la gestión de órdenes.
✅ Mejora en la experiencia del cliente, con tiempos de respuesta más rápidos.
✅ Mayor control de inventario, asegurando la correcta facturación de repuestos y materiales.
✅ Más transparencia y visibilidad, optimizando la gestión del equipo en campo.

 

 

La implementación de Zoho FSM permitió a la empresa gestionar de manera eficiente sus operaciones de servicio técnico, optimizando cada etapa del proceso y reduciendo significativamente los costos operativos. La solución ofreció mayor autonomía a los equipos y mejoró la precisión y transparencia en la gestión del servicio a domicilio.

 

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En esta edición de Implementación del Mes, destacamos una solución integral diseñada por el equipo de InterConnecta para una cadena de tiendas del sector minorista que enfrentaba retos operativos significativos. Los procesos manuales y herramientas fragmentadas dificultaban la gestión de inventarios, alargaban los tiempos de transacción y complicaban la coordinación de despachos desde múltiples almacenes, impactando la experiencia del cliente.

 

 

Desafío:

La empresa enfrentaba múltiples obstáculos en sus procesos operativos:

1. Ventas fragmentadas: El equipo de ventas utilizaba distintas plataformas para la facturación, el manejo de inventarios y el despacho de productos. Esto extendía las transacciones hasta 15 minutos, generando cuellos de botella en los puntos de venta y frustración para los clientes.

2. Dificultades en la logística de despacho: Coordinar envíos desde múltiples almacenes era un proceso manual y propenso a errores, lo que impactaba en la capacidad de cumplir con tiempos de entrega y la satisfacción del cliente.

3. Complejidad en la gestión de inventarios: Los productos con números de serie requerían un control preciso, pero la falta de herramientas adecuadas incrementaba los errores y complicaba la trazabilidad.

4. Aplicación manual de descuentos y promociones: La falta de automatización en esta área limitaba la efectividad de las campañas de marketing y generaba errores frecuentes en la facturación.

 

 

Solución:

InterConnecta desarrolló e implementó Inter Retail, una aplicación personalizada que integró Zoho CRM, Zoho Inventory y Zoho WorkDrive en un ecosistema unificado. Esto permitió a la empresa centralizar y automatizar sus procesos, logrando importantes avances operativos.

 

Entre las principales características de esta implementación se incluyen:

• Automatización del proceso de ventas desde la generación de órdenes hasta el despacho.

• Gestión eficiente de despachos multialmacén permitiendo coordinar envíos inmediatos o programados.

• Escaneo de números de serie para un control más rápido y preciso de los productos.

• Gestión documental centralizada a través de Zoho WorkDrive para almacenamiento y acceso rápido a facturas, garantías y firmas electrónicas.

• Automatización de descuentos y promociones con aplicación directa y sin errores al finalizar las transacciones.

 

 

Beneficios:

La implementación de Inter Retail generó un impacto significativo tanto en la eficiencia operativa como en la experiencia del cliente. Los resultados más destacados incluyen:

1. Reducción del tiempo de ventas: Las transacciones se redujeron de 15 minutos a solo 1-2 minutos, un ahorro del 85% en el tiempo dedicado a cada proceso.

2. Optimización de la gestión de inventarios: Con un control preciso mediante el escaneo de números de serie, se mejoró la trazabilidad de los productos y se minimizó la posibilidad de errores.

3. Mejora en la experiencia del cliente: Al reducir los tiempos de espera y eliminar errores en la facturación, los clientes disfrutaron de una experiencia de compra más rápida y confiable.

4. Aumento de la productividad del equipo: La automatización de procesos permitió al personal centrarse en actividades de mayor valor, incrementando la eficiencia general.

5. Flexibilidad en la logística: La integración multialmacén mejoró la coordinación de despachos, permitiendo a la empresa cumplir con tiempos de entrega más ajustados.

 

Esta implementación marcó un antes y un después en las operaciones de la cadena minorista. Con procesos más rápidos, una gestión de inventarios optimizada y un flujo de trabajo centralizado, la empresa logró superar sus retos operativos y fortaleció su posición en un mercado competitivo.

 

La integración de Zoho CRM, Inventory y WorkDrive demostró ser una solución clave para transformar los procesos manuales y fragmentados en una operación ágil, confiable y eficiente. Este caso reafirma cómo una estrategia tecnológica bien ejecutada puede impulsar significativamente la productividad y la experiencia del cliente.

 

¿Tu empresa enfrenta un desafío que busca superar mediante la implementación de soluciones personalizadas? Estamos aquí para ayudarte a convertir esos desafíos en oportunidades. ¡Contáctanos hoy! 

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En esta nueva de edición de Implementación del Mes, destacamos una solución de integración personalizada que desarrollamos para un cliente en la industria de e-commerce de hobbies de alto valor. A través de esta implementación, resolvimos desafíos que surgieron de las limitaciones de la integración nativa entre Zoho Inventory y Shopify.

 

Desafío:

 

Nuestro cliente gestionaba la mayor parte de sus operaciones internas a través de las aplicaciones de Zoho One, mientras utilizaba Shopify como su plataforma de e-commerce. Aunque la integración nativa entre Shopify y Zoho Inventory permitía la creación automática de Sales Orders (órdenes de venta), presentaba varios desafíos clave:

• Intervención manual en la creación de facturas y asignación de pagos: Después de que se creaba una orden de venta en Zoho Inventory, era necesario intervenir manualmente para completar la creación de facturas y asignar los pagos correspondientes.
• Falta de automatización en la gestión de cancelaciones: La cancelación de órdenes requería procesos manuales para devolver productos al inventario y anular las transacciones correspondientes.
• Ineficiencias en la gestión de entregas: El área de Servicio gestionaba las entregas fuera del flujo automatizado, lo que generaba retrasos en la programación y ejecución de las mismas.

 

Solución:

 

InterConnecta, como Partner Premium de Zoho, diseñó una integración personalizada utilizando las APIs de Zoho Inventory y Shopify. Esta solución se enfocó en optimizar dos áreas clave que no estaban completamente cubiertas por la integración estándar: la gestión de cancelaciones y la creación automatizada de órdenes de entrega.

 

1. Gestión automática de Cancelaciones en Shopify

Una de las limitaciones principales era el proceso de cancelación de ventas. La integración personalizada resolvió este desafío creando un flujo automatizado que, al detectarse una cancelación en Shopify, se encargaba de anular la factura y el pago correspondiente en Zoho Inventory. El stock de los productos cancelados se actualizaba en tiempo real, liberando los artículos y volviéndolos a poner a disposición para futuras ventas.

 

2. Optimización de la Gestión de Entregas con Cargos de Delivery

El segundo reto fue integrar el cobro por delivery en el flujo automatizado de ventas y entregas. Para lograrlo, creamos un ítem llamado «Entrega» dentro de Zoho Inventory. Cuando una orden de Shopify incluía este cargo, el sistema añadía automáticamente dicho ítem al Sales Order, lo que a su vez generaba un ticket de entrega en Zoho Desk. De esta manera, el equipo de servicio técnico recibía inmediatamente una tarea asignada para gestionar la entrega, optimizando así el tiempo de respuesta sin tener que esperar las conciliaciones diarias.

 

Beneficios:

 

La solución implementada brindó varios beneficios clave:

• Automatización completa: La centralización de procesos en Zoho Inventory eliminó tareas manuales, reduciendo los tiempos de respuesta.
• Inventario en tiempo real: Los productos cancelados se volvieron a poner en venta inmediatamente, mejorando la gestión del inventario y las oportunidades de venta.
• Eficiencia en entregas: Los tickets automáticos aceleraron el proceso de entrega, optimizando la coordinación del equipo de servicio técnico.
• Mejor experiencia del cliente: La rápida gestión de cancelaciones y entregas mejoró la satisfacción de los clientes.

 

La integración personalizada desarrollada por nuestro equipo permitió al cliente superar las limitaciones de la integración estándar entre Zoho Inventory y Shopify. 

Este caso es un ejemplo de cómo, mediante la personalización y el uso estratégico de las herramientas de Zoho, ayudamos a nuestros clientes a optimizar sus operaciones y sus recursos.

 

¿Está tu empresa enfrentando un desafío que busca superar mediante la implementación de soluciones personalizadas? Estamos aquí para ayudarte a transformar esos retos en oportunidades. Contáctanos hoy!

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Este mes, destacamos una implementación realizada por nuestro equipo para una empresa líder en la venta de productos de alto valor con números de serie, que necesitaba optimizar sus procesos dentro de Zoho Inventory.

 

Desafío:

• La empresa dependía de un proceso manual que requería múltiples pasos:

• Registrar clientes uno por uno

• Crear órdenes de venta

• Escanear los números de serie de los productos

• Gestionar envíos e ingresos

• Este proceso tomaba entre 5 y 10 minutos por transacción.

• El tiempo prolongado, combinado con el riesgo de errores humanos, reducía la eficiencia operativa y afectaba la satisfacción del cliente.

 

Solución:

Para abordar estos desafíos, desarrollamos una aplicación personalizada diseñada específicamente para automatizar y agilizar los procesos manuales dentro de Zoho Inventory. La aplicación permite:

 

1. Automatización del registro de clientes: La aplicación solicita el número de teléfono del cliente y realiza una búsqueda automática en la base de datos. Si no está registrado, se recopila la información necesaria para completar su perfil rápidamente.

2. Optimización de la Gestión de Ventas: Dependiendo del tipo de entrega, la aplicación permite escanear los números de serie y listar automáticamente los productos en Zoho Inventory. Para entregas inmediatas, todo el proceso se gestiona en un flujo automatizado.

3. Gestión de entregas futuras: Los clientes pueden elegir la fecha y el lugar de recogida, y designar a la persona encargada. La aplicación automatiza la creación de órdenes de venta, gestiona los pagos y completa el proceso al momento de la entrega.

4. Integración del Pago y Firma Digital: La aplicación facilita el pago, incluyendo créditos disponibles, y permite la firma digital, reduciendo la necesidad de intervención manual.

5. Comunicación Instantánea: Al finalizar, el cliente recibe un SMS y un correo electrónico con el comprobante de compra, documentos de garantía y confirmación de entrega.

 

Beneficios:

La implementación de la aplicación personalizada por InterConnecta generó una serie de mejoras significativas:

• Reducción del tiempo: La aplicación de InterConnecta disminuyó el tiempo de transacción de 5-10 minutos a menos de 1 minuto.

• Disminución de errores: La automatización redujo significativamente los errores humanos.

• Mejora en la Satisfacción del Cliente: La rapidez y precisión mejoraron la experiencia del cliente y aumentaron la fidelización.

• Eficiencia Operativa: La empresa pudo manejar más transacciones sin aumentar el personal, optimizando sus recursos.

 

La implementación de esta aplicación personalizada en Zoho Inventory, desarrollada por InterConnecta, no solo solucionó los problemas operativos clave del cliente, sino que también elevó la eficiencia y precisión en la gestión de inventario y ventas. Esta solución refuerza la posición de InterConnecta como un líder en el desarrollo de soluciones avanzadas en el entorno de Zoho, capaces de adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente y llevar su operativa a un nuevo nivel.

 

Este es otro ejemplo de cómo nuestras soluciones pueden transformar y optimizar las operaciones de una empresa. Si estás interesado en descubrir cómo podemos ayudarte a implementar soluciones tecnológicas innovadoras en tu negocio, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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Este mes, destacamos una implementación realizada por nuestro equipo para una empresa líder en energía solar en Puerto Rico.

 

Desafío

La empresa enfrentaba diversos desafíos operacionales:

• Datos de clientes dispersos y seguimiento de leads ineficaz.

• Procesos de ventas manuales y extensos.

• Gestión de campañas ineficiente y falta de seguimiento del ROI.

• Planificación y programación de proyectos complejas.

• Gestión financiera laboriosa y seguimiento impreciso de los costos del proyecto.

• Gestión de inventario ineficiente y falta de visibilidad en la cadena de suministro.

• Manejo de tickets de soporte al cliente y coordinación de trabajos de servicio en campo de manera ineficiente.

 

Solución

Para abordar estos desafíos, propusimos una solución integral utilizando Zoho. El proyecto comenzó en septiembre de 2019 con la implementación de Zoho CRM para un pequeño equipo de 4 usuarios, lo que permitió centralizar los datos de los clientes y mejorar la gestión de relaciones. En enero de 2022, la empresa amplió su uso a Zoho One, incrementando la base de usuarios a 745 empleados y más de 300 subcontratistas externos. Esta suite completa incluyó Zoho CRM, Zoho Sign, Zoho Social, Zoho Analytics, Zoho Books, Zoho Inventory, Zoho Desk y Zoho Creator, todos integrados para apoyar sus complejas operaciones.

 

Beneficios

La implementación de la Suite Zoho y los servicios ofrecidos por InterConnecta trajo consigo varios beneficios clave:

• Automatización: Se eliminaron numerosos procesos manuales, lo que redujo significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas.

• Integración: La integración de varias aplicaciones permitió una visión holística de las operaciones, mejorando la coordinación entre departamentos.

• Capacitación continua: Proporcionamos formación continua en línea y presencial, lo que aseguró que el personal estuviera bien preparado para usar las nuevas herramientas y procesos.

• Soporte y Mantenimiento: Nuestro equipo ofreció soporte diario y mantenimiento continuos, asegurando que cualquier problema fuese abordado rápidamente, manteniendo las operaciones fluidas.

 

La adopción de Zoho One no solo permitió una mayor eficiencia operativa, sino que también mejoró la satisfacción del cliente al ofrecer un servicio más rápido y preciso.

 

Conclusión

Nuestro cliente pudo transformar sus operaciones de manera significativa gracias a la implementación de Zoho, demostrando un compromiso con la innovación y la excelencia en el sector de la energía solar. La colaboración con nuestro equipo no solo optimizó sus procesos, sino que también posicionó a la empresa para un crecimiento continuo y éxito en un mercado competitivo.

Este es solo uno de los muchos ejemplos de cómo nuestras soluciones pueden transformar y mejorar la forma en que operan las empresas. Si deseas saber más sobre cómo podemos ayudarte a implementar soluciones tecnológicas innovadoras en tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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Este mes destacamos una implementación realizada por nuestro equipo para un líder mundial en soluciones de arte público y diseño arquitectónico.

Desafío

El cliente necesitaba una solución que pudiera automatizar la síntesis de información detallada de proyectos, ya que el proceso manual era ineficiente y propenso a errores. La tarea era clara: mejorar tanto la eficiencia como la precisión en la gestión de proyectos.

Solución

Propusimos la implementación de inteligencia artificial, específicamente ChatGPT integrado con Zoho Creator, para automatizar la creación de resúmenes de proyectos a partir de formularios detallados. Aprovechando las potentes API de OpenAI y Zoho Creator, diseñamos un sistema que generaba y enviaba resúmenes de proyectos a demanda de manera automática. Esta solución implicaba simplemente presionar el botón «AI Summary» en el formulario de cotización de Zoho Creator, lo que activaba el procesamiento de los campos del formulario para producir completos resúmenes de correos electrónicos en HTML.

Beneficios

La implementación trajo numerosos beneficios:

• Eficiencia: La automatización eliminó el proceso manual, ahorrando tiempo significativo en la creación de resúmenes.
• Precisión: La estandarización en el análisis de datos redujo los errores humanos, asegurando la precisión de la información.
• Disponibilidad bajo demanda: Los resúmenes podían generarse al instante con los datos más recientes, facilitando actualizaciones oportunas y decisiones ágiles.

La integración de ChatGPT con Zoho Creator no solo ahorró tiempo, sino que también mejoró el flujo de información entre departamentos, fomentando una toma de decisiones más informada y una supervisión de proyectos más eficiente.

Gracias a esta colaboración, nuestro cliente pudo aprovechar con éxito la inteligencia artificial para mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos, demostrando un firme compromiso con la innovación y la excelencia en sus soluciones de diseño arquitectónico y arte público.

¡Este es solo uno de muchos ejemplos de cómo Interconnecta está transformando la gestión de proyectos a través de soluciones innovadoras y personalizadas! Para obtener más información sobre cómo podemos ayudarle a implementar soluciones tecnológicas innovadoras en tu empresa, contáctanos.

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