El reto
En muchas organizaciones, grandes volúmenes de documentos deben ser leídos y procesados manualmente por equipos humanos. Este trabajo repetitivo no solo es lento y costoso, sino que también es propenso a errores. Ya sea para validar documentos de identidad, extraer datos de facturas o procesar formularios de clientes, el tiempo invertido puede representar un cuello de botella en la operación. La tecnología de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) se une a la soluciones de Zoho para automatizar la extracción y validación de datos desde imágenes o documentos escaneados, agilizando procesos críticos y reduciendo significativamente la carga operativa. Más aún, al combinar OCR con automatización y flujos de trabajo inteligentes, se pueden crear soluciones que transforman no solo la operación interna, sino también la experiencia del cliente.
Caso 1: Reducción del trabajo manual en lectura de documentos
En este escenario, una empresa procesaba diariamente grandes cantidades de documentos enviados por clientes y proveedores: identificaciones, facturas, contratos, órdenes de compra, entre otros. Anteriormente, este proceso requería que varias personas leyeran e ingresaran manualmente los datos en el sistema, con el consiguiente margen de error y consumo de tiempo.
Solución con OCR + Zoho Creator
A través de Zoho Creator, se entrenó un modelo OCR personalizado capaz de detectar y extraer automáticamente los campos clave de los documentos: nombre, número de documento, fecha, monto, etc. Los archivos se cargaban mediante formularios o carpetas sincronizadas, y los datos extraídos eran validados automáticamente antes de ser integrados al sistema Zoho CRM.
En los casos donde los documentos eran ilegibles o incompletos, el sistema generaba alertas automáticas para su revisión manual. Este flujo redujo significativamente la necesidad de intervención humana en tareas de lectura y transcripción.
Resultados esperados
- Reducción de hasta un 60% del trabajo manual en lectura y digitación de documentos.
- Menos errores de transcripción y mayor velocidad de procesamiento.
- Personal disponible para tareas de mayor valor agregado.
Caso 2: Validación automática de documentos para onboarding vía WhatsApp
En otro caso, una compañía necesitaba optimizar el proceso de onboarding de clientes. Los usuarios compartían sus documentos por WhatsApp (cédula, comprobantes, etc.), pero la verificación manual ralentizaba la activación de servicios y generaba cuellos de botella operativos.
Solución con OCR Zoho RPA
Se integró un canal de WhatsApp con Zoho RPA que recibe automáticamente imágenes enviadas por los clientes. A través de un modelo OCR, las solucion extrae los datos clave y los compara con los registros existentes en Zoho CRM. Además, se implementaron validaciones automáticas con Zoho RPA para asegurar que los documentos estuvieran legibles, vigentes y que los datos coincidieran con los del prospecto.
Cuando los documentos cumplen con los requisitos, el proceso continúa automáticamente hasta completar el alta del cliente. Si hay inconsistencias, el sistema responde al usuario solicitando una nueva imagen o documentación adicional, todo sin necesidad de intervención humana directa.
Resultados esperados
- Reducción de hasta 65% en el tiempo de onboarding
- Mejora en la experiencia del cliente al permitir una interacción fluida desde su canal favorito.
- Disminución de errores y fraudes gracias a validaciones automáticas.
Consideraciones técnicas
Para garantizar el éxito de estas implementaciones, es importante tener en cuenta varios factores clave:
- Calidad de los documentos: Imágenes borrosas, mal iluminadas o tomadas desde ángulos inadecuados pueden reducir la precisión del OCR.
- Privacidad y seguridad: Dado que los documentos contienen información sensible, se deben aplicar políticas estrictas de acceso, almacenamiento y cifrado.
- Entrenamiento del modelo OCR: Un modelo eficaz requiere ejemplos reales de los documentos a procesar, idealmente con variaciones de formato y estructura.
- Licenciamiento: Algunas funciones avanzadas de OCR requieren planes específicos. Es recomendable evaluar esto desde el inicio del proyecto.
Las herramientas de Zoho que lo hacen posible
Estas soluciones se basan principalmente en Zoho Creator y Zoho RPA.
- Zoho Creator permite entrenar modelos OCR personalizados, construir flujos de trabajo automáticos y conectar los datos extraídos con otros sistemas.
- Zoho RPA extiende estas capacidades a procesos de alto volumen mediante bots que capturan documentos, ejecutan OCR y completan tareas sin intervención humana.
Ambas herramientas pueden integrarse de forma nativa con otros módulos de Zoho como CRM, WorkDrive, Forms o Flow, creando un ecosistema completamente automatizado, seguro y escalable.La implementación de OCR con herramientas de Zoho permite transformar procesos lentos y repetitivos en flujos automatizados, confiables y escalables. Desde reducir la carga operativa interna hasta mejorar significativamente la experiencia de los clientes, esta tecnología abre la puerta a una nueva forma de trabajar: más eficiente, más precisa y completamente conectada.
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