In this new edition of Implementation of the Month, we highlight a custom integration solution we developed for a client in the high-value hobby e-commerce industry. Through this implementation, we addressed challenges that arose from the limitations of the native integration between Zoho Inventory and Shopify.
Challenge:
Our client managed most of their internal operations through Zoho One applications while using Shopify as their e-commerce platform. Although the native integration between Shopify and Zoho Inventory allowed for the automatic creation of Sales Orders, it presented several key challenges:
- Manual intervention in invoice creation and payment assignment: After a sales order was created in Zoho Inventory, manual intervention was required to complete invoice creation and assign the corresponding payments.
- Lack of automation in cancellation management: Order cancellations required manual processes to return products to inventory and void the corresponding transactions.
- Inefficiencies in delivery management: The Service team managed deliveries outside of the automated flow, causing delays in scheduling and execution.
Solution:
As a Premium Partner of Zoho, InterConnecta designed a custom integration using Zoho Inventory and Shopify APIs. This solution focused on optimizing two key areas that were not fully covered by the standard integration: cancellation management and automated delivery order creation.
- Automatic Cancellation Management in Shopify
One of the main limitations was the sales cancellation process. The custom integration solved this challenge by creating an automated workflow that, upon detecting a cancellation in Shopify, would void the corresponding invoice and payment in Zoho Inventory. The stock of canceled products was updated in real time, making the items available for future sales.
- Optimized Delivery Management with Delivery Charges
The second challenge was integrating delivery charges into the automated sales and delivery flow. To achieve this, we created an item called “Delivery” within Zoho Inventory. When a Shopify order included this charge, the system would automatically add the item to the Sales Order, which in turn generated a delivery ticket in Zoho Desk. This way, the service team would immediately receive an assigned task to manage the delivery, optimizing response time without waiting for daily reconciliations.
Benefits:
The implemented solution provided several key benefits:
- Complete automation: Centralizing processes in Zoho Inventory eliminated manual tasks, reducing response times.
- Real-time inventory: Canceled products were put back on sale immediately, improving inventory management and sales opportunities.
- Delivery efficiency: Automated tickets sped up the delivery process, optimizing coordination of the service team.
- Improved customer experience: Quick management of cancellations and deliveries enhanced customer satisfaction.
The custom integration developed by our team allowed the client to overcome the limitations of the standard integration between Zoho Inventory and Shopify.
This case is an example of how, through customization and strategic use of Zoho tools, we help our clients optimize their operations and resources.
Is your company facing a challenge that seeks to be overcome through the implementation of custom solutions? We’re here to help you turn those challenges into opportunities. Contact us today!
En esta nueva de edición de Implementación del Mes, destacamos una solución de integración personalizada que desarrollamos para un cliente en la industria de e-commerce de hobbies de alto valor. A través de esta implementación, resolvimos desafíos que surgieron de las limitaciones de la integración nativa entre Zoho Inventory y Shopify.
Desafío:
Nuestro cliente gestionaba la mayor parte de sus operaciones internas a través de las aplicaciones de Zoho One, mientras utilizaba Shopify como su plataforma de e-commerce. Aunque la integración nativa entre Shopify y Zoho Inventory permitía la creación automática de Sales Orders (órdenes de venta), presentaba varios desafíos clave:
- Intervención manual en la creación de facturas y asignación de pagos: Después de que se creaba una orden de venta en Zoho Inventory, era necesario intervenir manualmente para completar la creación de facturas y asignar los pagos correspondientes.
- Falta de automatización en la gestión de cancelaciones: La cancelación de órdenes requería procesos manuales para devolver productos al inventario y anular las transacciones correspondientes.
- Ineficiencias en la gestión de entregas: El área de Servicio gestionaba las entregas fuera del flujo automatizado, lo que generaba retrasos en la programación y ejecución de las mismas.
Solución:
InterConnecta, como Partner Premium de Zoho, diseñó una integración personalizada utilizando las APIs de Zoho Inventory y Shopify. Esta solución se enfocó en optimizar dos áreas clave que no estaban completamente cubiertas por la integración estándar: la gestión de cancelaciones y la creación automatizada de órdenes de entrega.
1. Gestión automática de Cancelaciones en Shopify
Una de las limitaciones principales era el proceso de cancelación de ventas. La integración personalizada resolvió este desafío creando un flujo automatizado que, al detectarse una cancelación en Shopify, se encargaba de anular la factura y el pago correspondiente en Zoho Inventory. El stock de los productos cancelados se actualizaba en tiempo real, liberando los artículos y volviéndolos a poner a disposición para futuras ventas.
2. Optimización de la Gestión de Entregas con Cargos de Delivery
El segundo reto fue integrar el cobro por delivery en el flujo automatizado de ventas y entregas. Para lograrlo, creamos un ítem llamado “Entrega” dentro de Zoho Inventory. Cuando una orden de Shopify incluía este cargo, el sistema añadía automáticamente dicho ítem al Sales Order, lo que a su vez generaba un ticket de entrega en Zoho Desk. De esta manera, el equipo de servicio técnico recibía inmediatamente una tarea asignada para gestionar la entrega, optimizando así el tiempo de respuesta sin tener que esperar las conciliaciones diarias.
Beneficios:
La solución implementada brindó varios beneficios clave:
- Automatización completa: La centralización de procesos en Zoho Inventory eliminó tareas manuales, reduciendo los tiempos de respuesta.
- Inventario en tiempo real: Los productos cancelados se volvieron a poner en venta inmediatamente, mejorando la gestión del inventario y las oportunidades de venta.
- Eficiencia en entregas: Los tickets automáticos aceleraron el proceso de entrega, optimizando la coordinación del equipo de servicio técnico.
- Mejor experiencia del cliente: La rápida gestión de cancelaciones y entregas mejoró la satisfacción de los clientes.
La integración personalizada desarrollada por nuestro equipo permitió al cliente superar las limitaciones de la integración estándar entre Zoho Inventory y Shopify.
Este caso es un ejemplo de cómo, mediante la personalización y el uso estratégico de las herramientas de Zoho, ayudamos a nuestros clientes a optimizar sus operaciones y sus recursos.
¿Está tu empresa enfrentando un desafío que busca superar mediante la implementación de soluciones personalizadas? Estamos aquí para ayudarte a transformar esos retos en oportunidades. Contáctanos hoy!
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